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Feuilles de calculs automatiques
Les Tableurs
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Un TABLEUR ? - Pour quoi faire ? A quoi çà sert ?


On appelle "Feuilles de calculs" des pages informatiques composées de "cases" appellées "cellules"
organisées en lignes (numérotées 1,2,3, etc.) et colonnes (repérées par des lettres : A,B,C, etc.).

J'ai réalisé pour les débutants un exemple concret simplissime
pour donner une première idée de ce qu'est une feuille de calculs
et le logiciel permettant de la réaliser puis de l'exploiter, nommé "tableur".
la voici :

Créée à l'aide du tableur Excel, elle est destinée à calculer automatiquement
les prix Hors Taxes et TTC lors d'une facturation.

Dans cette feuille, chaque ligne correspond à un produit facturé.
Le chargé de la facturation devra écrire pour chaque produit :

  • La désignation du produit dans la colonne A
  • Le nombre d'unités vendues ou leur quantité (masse, volume)
    dans la colonne B
  • Le prix unitaire Hors Taxes dans la colonne C
  • Le taux de TVA correspondant au produit, en colonne E


Excel calculera et affichera automatiquement pour chaque ligne ainsi remplie :

  • Le montant Hors Taxes taxes en colonne D
  • Le montant Toutes Taxes comprises dans la colonne F

Nous verrons plus loin comment on peut aussi facilement lui faire afficher automatiquement
le total toutes taxes comprises correspondant à l'ensemble des produits vendus,
ainsi que des titres, adresses du fournisseur, adresses de facturation, etc...

Les feuilles de calcul permettent de gagner beaucoup de temps et d'éviter les erreurs de calcul.

"Excel" est une marque déposée ® de la firme "Microsoft Corporation".

"TABLEUR" est le mot général pour désigner ce type de logiciel générant des calculs automatiques.

Excel est le plus connu des tableurs existant sur le marché des logiciels bureautiques.

Passez la souris ici pour voir une feuille de calcul ouverte avec un autre tableur : "OpenOffice".

Adresse conseillée de téléchargement d'Open Office ici :




L'aspect de la feuille, la présentation et l'ordre des commandes peut varier suivant les versions du logiciel tableur.
Les révisions et mises à jour de ce type de logiciel sont en effet fréquentes
afin de suivre les évolutions de la bureautique.


En "fouinant" dans les barres d'outils et de commandes on finit toujours par retrouver les fonctions cherchées
sur une autre version du même logiciel, ou sur d'autres logiciels du même type..
Sachons nous adapter ! Attention à l'effet Darwin...

Ci-dessous, aspect de la même feuille de calcul ouverte avec EXCEL version 2010


Vous observez en haut de la feuille une série d'onglets nommés :

Fichier   Accueil   Insertion   Mise en page   Formules ...etc.

Alors que dans l'image précédente, version Excel (1997 -2003) vous aviez :
Fichier   Edition   Affichage   Insertion   Format ...etc.

Ces zones s'appellent la Barre des Commandes

En cliquant sur la flèche en forme de petit coeur entre "Affichage" et le point d'interrogation entouré de bleu,
on peut faire apparaître ce qu'on appelle parfois le "Ruban" :



Ce "Ruban" est en fait une Barre d'Outils qui apparaît sous la barre des commandes.
C'est en quelque sorte un supplément pratique où les commandes les plus usuelles
sont représentées par des icônes suggestives à cliquer,
ce qui permet d'accélérer les manoeuvres
.

Peut-être vaut-il mieux, si vous débutez, ne conserver que la barre des commandes...?

Quelques noms des zones importantes d'une feuille de calcul :


Image provenant de OpenOffice.org

Résumé
Cahier des charges de la feuille de calculs servant d'exemple ci-dessus.

Le but de cette feuille
, nous l'avons dit, est de permettre d'établir rapidement une facture
en entrant le minimum de données et laissant à la machine le soin de faire les calculs nécessaires.
Outre la simplicité, l'avantage est l'absence d'erreurs de calcul.

Mode d'emploi pour l'utilisateur final de la feuille.

Pour chaque ligne, il devra :

  1. Taper la désignation de l'article dans la colonne "Articles"
  2. Taper le nombre d'unités vendues dans la colonne "Unités"
  3. Taper le prix unitaire de l'article
  4. Taper le pourcentage de la TVA pour cet article

Les montants Hors Taxes et Toutes taxes
apparaîtront automatiquement !

Imaginez ce que vous pouvez faire de ce type de calculatrice
dans les domaines de la comptabilité et de la gestion.
Ne serait-ce que pour gérer vos comptes personnels !



Vous êtes invité(e) à manipuler.

Dans la suite, je vais dérouler progressivement toutes les étapes de la constitution de la feuille de calculs décrite.
Bien sûr vous pouvez vous contenter de les voir passivement défiler sur l'écran...
Il serait plus intéressant que vous y participiez !

Mais comment ?

J'ai créé dans le serveur de ce site, divers fichiers Excel (d'extension *.xls)
correspondant aux diverses étapes de la programmation de la feuille finale.
Exemples : Exercice1.xls   ;   Exercice1_corr.xls   ;   Exercice1_Final.xls.

Ces fichiers sont à votre disposition dans le serveur de ce site.

  • Si Excel ou un tout autre tableur est implanté dans votre ordinateur,
    vous pouvez télécharger ces feuilles d'exercice et vous en servir comme brouillons
    pour expérimenter les diverses commandes.

    Si vous les abîmez, vous n'aurez qu'à les télécharger à nouveau, car les originaux restés dans le serveur Internet de mon site sont inmodifiables extérieurement.

    Comment télécharger les feuiles d'exercices proposées ? Réponse ici :


  • Si vous ne disposez pas de tableur dans votre ordinateur :

    • Soit vous en téléchargez un (il y en a de gratuits sur le net)
      Par exemple dans la suite "Open Office". Adresse conseillée pour le téléchargement : cliquer ici


    • Soit, mais ce sera moins efficace, vous observez les images des diverses étapes de la programmation que j'ai mises à disposition dans le serveur.
      Pour cela, vous serez invité(e) à cliquer sur des icônes du type :

Observez que les fichiers Excel ont pour extension : xls
Exemple :Exercice1.xls

Sauf versions à partir de 2007 où l'extension xlsx désigne des feuilles de calculs
dotées de propriétés avancées plus récentes.

Les fichiers d'extension xls peuvent être ouverts par toutes les versions de Excel.
Seules les versions à partir de 2003 peuvent ouvrir les fichiers d'extension xlsx.


1° - Lancer EXCEL


Si Excel ou un tout autre tableur est installé dans votre ordinateur
et que vous cliquez sur l'icône qui lance ce programme,
une feuille de calculs vierge apparaît comme ceci :


2° - Lignes - Colonnes - Cellules (Définitions)

CELLULES - LIGNES - COLONNES -

Observez le quadrillage formé :

  • De COLONNES (Colonne A, colonne B, colonne C, colonne D, etc.)
  • De LIGNES (Ligne 1, ligne 2, ligne 3, ligne 4, etc)

C'est un tableau formé de " cases " que nous les appellerons désormais CELLULES.
Ces cellules peuvent être désignées par les noms : " A1 ", " B1 ", " C1 ", " D1 ", ...
ou " C7 " " G10 " etc... comme dans le jeu de la bataille navale !

Cette manière d'appeler (référencer) les cellules s'appelle "style A1".
Beaucoup d'autres styles de référencement existent. Nous les verrons plus tard,
mais vous pouvez en prendre connaissance dès maintenant en cliquant l'icône ci-dessous.

Exercices

Réponses en passant le curseur de souris sur les cases
(après avoir bien réfléchi . . . bien sûr !
)

Sur la première image ci-dessus donnant un exemple de feuille de calculs Excel replie,

  1. Donner la référence style A1 de la cellule dans laquelle se trouve la valeur 90,00 €
  2. Quel est le contenu de la cellule de référence E4 ?

Bravo !

On continue ?


3° - SÉLECTIONNER & REMPLIR LES CELLULES

3.1 CELLULE ACTIVE (définition)

On clique dans une cellule (A1 par exemple).
Vous observez qu'elle s'entoure d'un trait plus gros - voir figure ci-dessous
Ce trait indique que A1 est actuellement la "Cellule active".


Observez que le nom de la cellule active (ici A1) apparaît aussi, plus haut, dans la
"Fenêtre des références".


Activons une autre cellule :


Observez que le nom de la cellule active (ici D4) apparaît aussi dans la "Fenêtre des références".

3.2 ECRIRE DANS UNE CELLULE

Ayant activéla cellule A1, je tape "Article " :

  • soit directement dans la cellule
  • soit dans la fenêtre restée libre au-dessus du tableau, après le signe " = "
    ou f(x) pour les versions récentes d'Excel.
    qu'on appelle la "Barre de saisie".
    On l'appelera plus tard aussi "Barre des formules"
    lorsqu'éventuellement nous aurons à y introduire des formules de clalcul
    .


3.3 SÉLECTION EN COLONNE OU EN LIGNE

Beaucoup d'opérations ou de qualifications concernent en bloc un ensemble de cellules.
Il est pratique alors de sélectionner l'ensemble de ces cellules
puis de leur appliquer en bloc d'un seul coup
la qualification ou l'opération qui les concerne toutes.

Pour faire cela :

  1. On clique sur la première case (mettons A1)
  2. On maintient la pression sur le bouton auche de la souris,
  3. On fait glisser la souris sur plusieurs cellules de la colonne jusqu'à atteindre la dernière à sélectionner.
  4. On relâche le bouton de la souris.

On a ainsi sélectionné plusieurs cellules en colonne.

Résultat : les cellules sélectionnées apparaissent sous un voile sombre
sauf la cellule de départ qui reste comme avant car c'est encore la cellule active
(elle est également sélectionnée).
Remarquez le cadre noir épais qui entoure l'ensemble des cellules séléctionnées.


On aurait pu sélectionner de cette manière plusieurs cellules en ligne.
Ou même un rectangle de cellules en cliquant sur une cellule d'un coin du rectangle,
puis, tout en maintenant le bouton pressé, en faisant glisser le pointeur de souris
vers la cellule du coin opposé.

Ces opérations de sélection permettent de gagner du temps dans les opérations sur Excel.

Exercices

  1. Ouvrez Excel et entraînez-vous à sélectionner des cellules en ligne, en colonne, en pavé.

  2. Sur la figure précédente, quelles sont les cellules sélectionnées ? Attention, tout petit piège....


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